Eine eigene Firma zu gründen oder sich selbstständig zu machen, stellt Verantwortliche vor verschiedene Hürden, die es zu überwinden gilt. Der Gründeralltag besteht schließlich aus der simultanen Organisation von Aufgaben, der Kommunikation mit Partnern und Mitarbeitern, dem Umgang mit Finanzen und dem Aufbau einer professionellen Online-Präsenz. Digitale Werkzeuge helfen, diese Anforderungen strukturiert und effizient zu bewältigen.

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Projekt- und Aufgaben-Organisation für klare Strukturen

Möchten Unternehmer den Überblick behalten, sind Tools zur Planung und Verwaltung von Aufgaben unverzichtbar. Trello beispielsweise nutzt ein System von sogenannten Boards, das Projekte in Karten aufteilt. Jede Karte enthält wiederum Termine, Checklisten oder Kommentare, was es erleichtert, Fortschritte sichtbar zu machen und Verantwortlichkeiten zu klären. Asana bietet hingegen umfangreiche Funktionen für das Verwalten von komplexeren Projekten mit Abhängigkeiten und Zeitplänen. Beide Programme lassen sich mit Kalendern und anderen Diensten verknüpfen, was die Integration in den Arbeitsalltag erleichtert.

Für Gründer, die eine schlanke Lösung suchen, bietet Todoist die Möglichkeit, Aufgaben über verschiedene Geräte in Listen einzuordnen und mit Prioritäten zu versehen.

Schnelle und direkte Kommunikation im Team

In vielen neuen Unternehmen arbeiten mehrere Personen zusammen, weshalb Klarheit und Geschwindigkeit im Austausch ausschlaggebend sind.

Slack verbindet dazu Chat, Dateiablage und Anrufe in einer Oberfläche. Nachrichten lassen sich in thematischen Kanälen bündeln, sodass Diskussionen übersichtlich bleiben. Zudem zeigen Statusanzeigen an, wer momentan verfügbar ist. Microsoft Teams integriert sich nahtlos in Office-Anwendungen und ergänzt die Kommunikation mit Videokonferenzen, gemeinsamer Kalenderverwaltung und Dokumentenbearbeitung. Beide Tools ermöglichen eine schnelle Abstimmung, wodurch lange E-Mail-Wechsel entfallen und Entscheidungen zügiger getroffen werden.

Für kleinere Teams sind auch Messenger-Apps wie Telegram oder Signal mit Gruppenfunktionen praktische Alternativen.

Buchhaltung und Lohnabrechnung digital erledigen

Ein weiterer maßgeblicher und digitalisierbarer Bereich ist das Finanzmanagement. Für Gründer ist es dabei maßgeblich, Einnahmen, Ausgaben und Gehälter sorgfältig zu verwalten.

Eine umfassende Buchhaltungslösung mit integrierter Lohnsoftware, die speziell auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen abgestimmt ist, erleichtert die Verwaltung von Finanzen und Gehältern erheblich. Denn damit erstellen Verantwortliche Lohnabrechnungen rechtssicher und berechnen Sozialversicherungsbeiträge automatisch. Die Software unterstützt zudem beim Erfassen von Belegen und der Erstellung von Rechnungen mit wenigen Klicks. Steuertermine und Zahlungseingänge bleiben so jederzeit im Blick und die Vermeidung von Fehlern sowie die einfache Dokumentation sorgen für mehr Sicherheit gegenüber Finanzbehörden.

Website und Werbung selbst gestalten und anpassen

Der Internetauftritt ist häufig der erste Kontaktpunkt für Kunden und ein stimmiger visueller Auftritt schafft Vertrauen und sorgt für Wiedererkennung.

Baukastensysteme wie WordPress erlauben es, eine Website auch ohne Programmierkenntnisse zu erstellen. Zahlreiche Vorlagen bieten dazu flexible Gestaltungsmöglichkeiten, die lediglich an das eigene Branding angepasst werden.

Für Grafiken, Logos und Social-Media-Inhalte ist Canva ein gutes Tool, denn es umfasst eine intuitive Oberfläche, viele Templates und erlaubt das Bearbeiten von Bildern direkt im Browser. Damit lassen sich beispielsweise ansprechende Werbematerialien oder Produktfotos schnell und professionell gestalten.

Marketing über Social Media und Newsletter

Der digitale Wandel verändert die Art, wie Kunden erreicht und angesprochen werden. Soziale Netzwerke sind zum Beispiel mittlerweile ein wesentlicher Kanal für die Kundengewinnung. Programme wie Buffer oder Hootsuite ermöglichen dazu das Planen und Veröffentlichen von Beiträgen über verschiedene Plattformen wie Instagram, Facebook oder LinkedIn. Die Programme umfassen Funktionen zur Erfolgsmessung und helfen, herauszufinden, welche Inhalte gut ankommen.

Für die Kundenbindung eignen sich vor allem Newsletter. Mailchimp und CleverReach bieten dazu einfach zu bedienende Oberflächen, mit denen regelmäßige E-Mails gestaltet, versendet und analysiert werden.

Produktivität steigern durch Automatisierung und Cloud-Dienste

Viele wiederkehrende Aufgaben sind automatisierbar, sollten dabei aber bestmöglich aufeinander abgestimmt sein.

Zapier verbindet hierzu unterschiedliche Anwendungen, wobei Daten automatisch übertragen werden. Neue Kontakte aus einem Formular auf der Website landen so automatisch in der Kundendatenbank.

Cloud-Speicher wie Google Drive oder Dropbox sorgen dafür, dass Dokumente abgelegt werden und von überall aus erreichbar sind. Die gemeinsame Bearbeitung von Dateien funktioniert in Echtzeit, was besonders für Teams mit unterschiedlichen Arbeitsorten ausschlaggebend ist. Diese Digitalisierung im Büro erleichtert die Zusammenarbeit, sorgt dafür, dass alle immer mit der aktuellsten Datei arbeiten und ermöglicht es, automatisierte Abläufe zu nutzen und so Zeit zu sparen.

Rechtliche Sicherheit durch geprüfte Dokumente

Verträge, AGB oder Datenschutzerklärungen müssen stets rechtskonform sein, um spätere Schwierigkeiten mit Behörden und Kunden zu vermeiden. Plattformen wie Smartlaw bieten deshalb geprüfte Vorlagen, die individuell anpassbar sind. Die Nutzung solcher Dienste vermeidet häufige Fehler, die bei selbst erstellten Dokumenten auftreten.

Digitale Signaturen über Anbieter wie DocuSign oder Adobe Sign beschleunigen den Unterschriftprozess und machen ihn sicher. So werden wichtige Dokumente auch ohne persönlichen Kontakt rechtsgültig unterzeichnet.